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Modul 10: Betriebsorganisation

¨ Welche Aufgaben hat die Betriebsorganisation?

¨ Welche Voraussetzungen sind zu schaffen?

¨ Sind Überlegungen zur Betriebsorganisation auch in einem Ein-Personen-Unternehmen notwendig?

Nachdem die Produkt- bzw. die Dienstleistungspalette feststeht und auch der Standort des Unternehmens ausgesucht wurde, stellt sich die Frage, wie das Produkt bzw. die Dienstleistung erstellt werden soll.

Die Betriebsorganisation soll diesen Prozeß vereinfachen und effizienter machen. Ziel der Betriebsorganisation ist es, die Komplexität der unternehmerischen Umwelt dadurch zu reduzieren, daß Arbeitsabläufe systematisiert und die Aufgaben klar verteilt sind. Das bedeutet nicht, daß eine möglichst starke Arbeitsteilung erreicht werden oder keinerlei Entscheidungsspielraum bleiben soll. Vielmehr soll verhindert werden, daß für jeden Auftrag und jeden Betriebsvorgang alle Arbeitsgänge neu überdacht und entschieden werden und die Aufgaben neu verteilt werden müssen. Das wäre sehr zeitaufwendig und kostenintensiv. Möglicherweise würden Arbeitsgänge, die bei einem bereits durchgeführten Auftrag schnell und kostengünstig ausgeführt wurden, bei einem ähnlichen Auftrag völlig anders und dadurch möglicherweise teurer durchgeführt werden.

Unterschieden wird bei der Betriebsorganisation in Aufbau- und Ablauforganisation. Zum einen geht es um die Frage nach dem Aufbau des Unternehmens, also um die Stellen im Unternehmen. Zum anderen sollen die Arbeitsabläufe soweit wie möglich strukturiert werden.

Der Gegenpol zur Organisation ist die Improvisation! Diese Aussage beinhaltet sicherlich Diskussionspotential, gerade im Hinblick auf virtuelle Unternehmen und andere neu entstehende Organisationsformen. Strukturen können jedoch gerade zu Beginn wiederkehrende Entscheidungen im Ablauf ersetzen, so daß für andere - wichtigere - Entscheidungen mehr Zeit bleibt.

Aufbauorganisation

Das zentrale Element der Aufbauorganisation ist die Stellenbeschreibung. Hierbei wird festgelegt, welche Aufgaben und Kompetenzen einer Stelle zugeordnet sind und welche Anforderungen an die Stelleninhaberin bzw. den Stelleninhaber gestellt werden.

Wenn sich eine Schreinermeisterin überlegt, in welcher Weise sie ihre 4 Gesellen bei der Herstellung von Tischen einsetzen soll, hat sie verschiedene Möglichkeiten: (a) Alle Gesellen fertigen ganze Tische. (b) Ein Geselle stellt nur Tischbeine her, ein zweiter erstellt die Tischplatten, der dritte setzt die Stücke zusammen und der vierte lackiert die gefertigten Tische. (c) Zwei Gesellen übernehmen die Sägearbeiten, einer alle Hobelarbeiten und alle Drechslerarbeiten, ein anderer hat die Aufgabe, die Teile zusammenzufügen und der vierte übernimmt die Lackierarbeiten.

Wie sind die Aufgaben im Ausbildungsbetrieb der Schüler/innen bzw. in einem regional bekannten Unternehmen verteilt?

Wie könnte man sich die Aufgabenverteilung für ein bekanntes Unternehmen vorstellen?

Mit dem Organigramm wird in einem Schaubild graphisch dargestellt, wer gegenüber wem weisungsbefugt ist. Dies ist bei kleinen Unternehmen auch ohne Abbildung nachvollziehbar. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, kann man mit einem solchen Schaubild schneller erkennen, wo neue Stellen sinnvoll angegliedert werden können. Bereits bestehende Betriebe lassen sich mit Hilfe von Organigrammen einfacher analysieren.

Für das Schreinerbeispiel würde das bedeuten, daß alle Gesellen auf der gleichen Stufe stehen, und daß die Schreinermeisterin alleine Weisungsbefugnis hat. Kommt nun beispielsweise eine Bürokraft hinzu, dann muß diese in das bestehende System integriert werden.

Schreinermeisterin

Bürokraft

Geselle 2

Geselle 3

Geselle 4

Geselle 1

Welches Organigramm ergibt sich für die Ausbildungsbetriebe der Schüler/innen bzw. für ein regional bekanntes Unternehmen?

Die Strukturen des zu gründenden Unternehmens sind abhängig von den Wünschen und Zielen des Unternehmensgründers. Ist überhaupt daran gedacht, Mitarbeiter einzustellen? Erst wenn die unternehmerische Gesamtaufgabe auf eine Mehrzahl von Personen verteilt wird, sind Strukturen, die den Unternehmensaufbau betreffen, zu schaffen. Zudem können Leistungen von anderen Unternehmen in Anspruch genommen werden. Typische Leistungen, die “eingekauft” werden, sind beispielsweise Beratungsleistungen wie z. B. die Steuer- und Rechtsberatung oder die Unternehmensberatung. Allerdings sind die dadurch entstehenden Kosten zu berücksichtigen.

Tabelle: Alternativen der Betriebsorganisation

	Vorteile	Nachteile
Gründer übernimmt alle Aufgaben allein	- Keine Kosten für Personal oder Beratung	- eingeschränkte Zeitkapazität - Betriebsblindheit - wichtige Aufgaben, die nicht gerne getan werden, werden evtl. vernachlässigt
Gründer kauft Leistungen hinzu	- Kosten entstehen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen - Zugewinn an Erfahrung und Wissen	- Kosten - Leistungserstellung kann nicht direkt beeinflußt bzw. nur schwer auf den Betrieb abgestimmt werden
Gründer stellt Mitarbeiter ein	- Zugewinn an Wissen und Erfahrung - Zugewinn an Zeitkapazität	- Kosten - Verantwortung auch in Zeiten von Auftragsrückgängen und Krankheitsfällen - Betriebsblindheit - Koordinationsaufwand - Konfliktpotential

Es sind jedoch auch Restriktionen zu beachten. So dürfen bestimmte Aufgaben im Betrieb nur von solchen Personen durchgeführt werden, die dazu zugelassen sind oder eine entsprechende (Meister-)Prüfung abgelegt haben. Auch die Rechtsformwahl hat Einfluß auf die Organisation, ebenso arbeitsrechtliche Bestimmungen, wie z. B. Arbeitszeitregelungen.

Die Qualitätsnormen (wie die ISO 9000ff bzw. die europäischen Normen) sollten ebenso bereits bei der Existenzgründung in die Überlegungen zur Betriebsorganisation einbezogen werden. Sie können als Hilfestellung bei der Strukturierung der Arbeitsprozesse herangezogen werden, z.B. um wichtige Unternehmensbereiche nicht zu vergessen, und es können zu einem späteren Zeitpunkt Zertifizierungen kostengünstiger durchgeführt werden.

Bei der Existenzgründung sollten u. a. die folgenden Fragestellungen berücksichtigt werden:

Þ Welche Aufgaben können oder müssen fremdvergeben werden?

Þ Welche Aufgaben sollen im Unternehmen in einer Stelle zusammengefügt werden?

Þ Welche Qualifikationen sind dafür notwendig?

Ablauforganisation

Wie sollen nun die Arbeitsgänge, die im Unternehmen durchzuführen sind, organisiert werden? Wo sollen diese durchgeführt werden und auf welche Weise und in welcher Reihenfolge? Die Ablauforganisation regelt die räumliche und zeitliche Gestaltung der Arbeitsabläufe.

Bei der räumlichen Gestaltung der Arbeitsabläufe geht es insbesondere um die Arbeitsplatzgestaltung. Werden verschiedene Arbeitsplätze eingerichtet, so muß der Raum dafür vorhanden sein. Auch für die einzusetzenden Maschinen. Möglicherweise ist es sinnvoll, unterschiedliche Räume für unterschiedliche Arbeitsgänge einzurichten.

So sind beispielsweise Büroräume häufig von Werkstatträumen getrennt. Oder es gibt einen Besprechungsraum, um Kundengespräche nicht über einen mit Papieren überhäuften Schreibtisch hinweg und durch Telefonate gestört führen zu müssen.

Hier können die nachfolgenden Fragen Hilfestellungen bieten:

Þ Welche Maschinen, Betriebsmittel sind erforderlich?

Þ Sind Schutzvorschriften oder Auflagen zu beachten?

Þ Sind unterschiedliche Räume sinnvoll?

Þ Sind gegebenenfalls bauliche Erweiterungen möglich?

Die zeitliche Abfolge des Arbeitsablaufes betrifft die Arbeitsschritte. Diese sind sehr stark abhängig von der jeweiligen Aufgabe. Kommt eine Aufgabe häufiger vor und läßt sie sich in Teilaufgaben gliedern, so ist es sinnvoll, eine effiziente Reihenfolge für diese Teilaufgaben zu erarbeiten. Zusätzlich verhindern solche Vorgaben auch, daß wichtige Schritte vergessen werden.

Die Fließbandfertigung ist beispielsweise eine sehr restriktive Form der Strukturierung der Arbeitsabläufe. Durch den Transport der Produkte von einer Stelle zur anderen wird die Reihenfolge der Arbeitsschritte genau vorgegeben. Dies ist in der Beispielschreinerei nicht der Fall. Dennoch ist zu überlegen, ob die Maschinen oder Hilfsmittel nicht in einer sinnvollen Reihenfolge angeordnet werden sollen, um den Herstellungsprozeß zu vereinfachen.

Bei der Ablauforganisation sind Erfahrungen aus anderen Unternehmen häufig sehr hilfreich. Wie wurde dort beispielsweise die Auftragsbearbeitung durchgeführt, gab es Formulare, die sich als nützlich erwiesen haben? Zusätzlich können die folgenden Punkte Hinweise geben:

Þ Gibt es Aufgaben, die immer wieder durchzuführen sind?

Þ Können diese Aufgaben in Teilaufgaben zerlegt werden?

Þ Wie sind diese Teilaufgaben sinnvoll aneinanderzusetzen?

Þ Sind diese Teilaufgaben von verschiedenen Personen durchzuführen?

Þ Müssen unterschiedliche Arbeitsplätze miteinander verbunden werden?

Þ Sind computergestützte Produktionssteuerungssysteme notwendig?

Die Betriebsorganisation wird von unterschiedlichen Faktoren beeinflußt. Gerade zu Beginn der Unternehmenstätigkeit sollten die Unternehmensziele starke Berücksichtigung finden. Welches sind die besonderen Leistungen, die das neue Unternehmen am Markt anbieten möchte, und wie sind gerade diese Besonderheiten organisatorisch umzusetzen?

Sollen beispielsweise Kundenwünsche möglichst kurzfristig erfüllt werden, dann müssen die notwendigen Kapazitäten vorhanden sein und von Anfang an eingeplant werden. So sind die erforderlichen Arbeitsplätze zu schaffen und die notwendigen Maschinen und Geräte in ausreichender Anzahl zur Verfügung zu stellen. Zudem ist eine Stelle einzurichten, die Mitarbeiter und Aufträge koordiniert.

Welche Besonderheiten weisen die Ausbildungsbetriebe der Schüler/innen auf bzw. welches spezielle Angebot zeichnet ein regional bekanntes Unternehmen aus?

Wie wird dieses spezielle Angebot bei der Leistungserstellung umgesetzt?

Auch hierbei sind Restriktionen zu beachten. Möglicherweise würde eine neue Maschine den Herstellungsprozeß durchaus erleichtern, würde aber eine bauliche Erweiterung erfordern, die nicht finanzierbar ist, oder aber diese bauliche Erweiterung wird nicht genehmigt. Die Einstellung von neuen Mitarbeitern mit bestimmten Qualifikationen kann am Angebot, das der regionale Arbeitsmarkt bietet, scheitern.

Für die Betriebsorganisation sind somit im wesentlichen die Unternehmensziele und die für den jeweiligen Betrieb geltenden Restriktionen zu beachten und die persönlichen Stärken und Schwächen des Unternehmers bzw. der Unternehmerin abzuwägen. Auf dieser Grundlage muß für jedes Unternehmen ein individueller Organisationsplan erarbeitet werden. Soll der Schritt in die Selbständigkeit durch eine Übernahme erfolgen, dann ist es wichtig, die Organisationsstrukturen dieses Unternehmens zu analysieren und sie auf Stärken und Schwächen zu prüfen.

Alternativen der Betriebsorganisation

	Vorteile	Nachteile
Gründer übernimmt alle Aufgaben selbst	- Keine Kosten für Personal oder Beratung	- eingeschränkte Zeitkapazität - Betriebsblindheit - wichtige Aufgaben, die nicht gerne getan werden, werden evtl. vernachlässigt
Gründer kauft Leistungen hinzu	- Kosten entstehen nur für tatsächlich erbrachte Leistungen - Zugewinn an Erfahrung und Wissen	- Kosten - Leistungserstellung kann nicht direkt beeinflußt bzw. nur schwer auf den Betrieb abgestimmt werden
Gründer stellt Mitarbeiter ein / Partner- gründung	- Zugewinn an Wissen und Erfahrung - Zugewinn an Zeitkapazität	- Kosten - Verantwortung auch in Zeiten von Auftragsrückgängen und Krankheitsfällen - Betriebsblindheit - Koordinations-aufwand - Konfliktpotential